Hallo Forum,

ich stosse auf folgende Frage.

Wie detailiert muß man Prozesse beschreiben?

Hintergrund: ein neues Warenwirtschaftsystem; Im Kern-Prozess Vertrieb/ Beschaffung steht einfach „ EDV“.
Ich habe in Erinnerung , dass ein Auditor mal zu mir sagte; diese „Black Box“ muß aufgebröselt werden, alleine wegen internen Schulungsmassnahmen; oder wie wollen Sie einen neuen
Mitarbeiter dieses System erklären wenn Sie keinen detailierten Flowchart/ Beschreibung
haben ?

Wer hat hier welche Erfahrungen gesammelt

Gruß Qualit

Hallo Qualit

Aus meiner Sicht sollten die Prozesse "angemessen" beschrieben sein.


Unter angemessen verstehe ich ,- einen Detaillierungsgrad je nach Prozesskomplexität

oder auf gut deutsch soweit "zerbröselt" , daß sich die betreffenden

Prozessteilnehmer mit Sicherheit darin wiederfinden

und das ganze auch verständlich rübergebracht (geschult) werden kann.



MFG E.Pauer

Hallo Qualit,

Du fragst: "Wie detailiert muß man Prozesse beschreiben?"

Es kommt darauf an, wo.

im MHB wird zB der Prozess einfacher, allgemeiner beschrieben; da genügt der Hinweis "EDV".

Hingegen in Dokumenten (zB Arbeitsanweisung etc), die die direkt betroffenen MA benutzen, sind die Prozesse so zu beschreiben, dass auch neue, für diese Tätigkeit qualifizierte Mitarbeitende, selbstständig, richtig arbeiten können.

gruss, hb

Qualit schrieb:


Servus und gutes Neues Reinhard,
ich muss jetzt mal Hinterfragen:

Kann ich davon ausgehen, dass Euer Vertrieb ausschließlich mit Hilfe eures WaWi-Systems verkauft?

Kann ich weiter davon ausgehen, dass Euer Einkauf ausschließlich mit Hilfe eures WaWi-Systems einkauft?

Selbst dann, ist die Eintragung "EDV" nicht korrekt, denn hier könnte man annehmen, dass man mit einem Hardwareteil beliebiger Art arbeiten kann. Hier muss zumindest das WaWi System benannt werden. Dann muss zusätzlich die erfolgreiche Schulung für den Umgang mit dem WaWi System als Grundlage benannt werden.

In der Arbeitsplatzbeschreibung steht dann die Mindestanforderung der jeweiligen Mitarbeiter drin, die natürlich spezielle genau definierte Schulungsinhalte für den Umgang mit dem WaWi-System beschreiben.

Das ist meine Sicht der Dinge.

Grüßle
Peter

Danke an alle die bisher sich geäüßert haben.

Muß nachfragen.

a.) QMH reicht der Begriff "EDV"
b.) PB muß das Warenwirtschaftssystem mit Namen benannt sein.
c.) In einer VA / AA sollten die notwendigen Schritte aufgeführt sein, so dass man Schritte nachvollziehen/schulen kann.

Habe ich das richtig verstanden?

@ Peter--der Vertrieb / Beschaffung verkauft/kauft über das WaWi-SYstem; die Logistik prüft ab vorhanden.

@ all-hat einer im Forum ein Beispiel wie umfassend so was sein sollte.Bitte Zusendung über PN.Danke

Qualit

Hallo Reinhard,
auch auf die Gefahr hin pingelig zu wirken, schlage ich zu a.) vor:

EDV gestütztes WaWi System.

b und c finde ich OK.

Grüßle
Peter

Hi Peter,

PINKELIG ?---Nein, immer gerne für Anregungen zu haben.
Das macht dieses Forum aus und so attraktiv.
Danke

Gruß Qualit

Hallo zunächst mal an die SQ Gemeinde,

beschäftige mich schon länger mit oben angesprochenen Thema.
Bin kein QMler und dennoch liegt mir die saubere Dokumentation der Arbeitsschritte am Herzen.

Die wichtigste Frage für mich: "Ist es sinnvoll, alle zu tätigenden Arbeitsschritte/ Abläufe und Zuständigkeiten zu dokumentieren?" (In Form von AA, Formblätter, Checklisten usw.) beantworte ich prinzipiell mit JA! ganz einfach um die Qualität d. Produkte sicherzustellen, den alteingesessenen MA ein Nachschlagewerk und den Neuen Richtlinien an die Hand zu geben. (Dabei geht es in erster Linie um die Dokumentation d. Arbeitsschritte für die MA in der Produktion aber auch um Zuständigkeiten etc.)

Hintergrund: Ich arbeite seit dreieinhalb Monaten in einem Mittelständischen Unternehmen und bin für Prozessoptimierung verantwortlich. Wir Produzieren Kunststoffprofile für die Automobilindustrie...

Der allgemeine Grundsatz "so kurz wie nötig und so detailliert wie möglich!" ist geläufig aber leider nicht konkret...

Hat(te) jemand ein ähnliches Anliegen wie ich? Wie habt ihr das gelöst? Was sollte man mit einer Arbeitsanweisung "verarzten", was in Formblättern, Checklisten, Gebrauchs- und Bedienungsanweisungen...? und wie umfangreich soll das ganze werden?

Bin in der Hinsicht absoluter Neuling - sehe nur dass das in unserer Abteilung willkürlich durcheinander geht. Würde gern eine Struktur reinbringen! - Wo bekomme ich Infos? Wer kann mir helfen?

MfG.

Meine Erfahrungen in der Prozessoptimierung
Bei der eigentlichen Prozessoptimierung muss man die Prozesse im Detail darstellen. Nur so kann man die Schwachstellen ermitteln und Maßnahmen zur Optimierung festlegen. Dabei verwende ich häufig die Darstellung als Flussdiagramm. Teilweise kann das sehr umfangreich werden.(Auftragserfassung merere Seiten)

Nach der Prozessoptimierung arbeite ich wieder nach dem Prinzip:
Hier muss die Firma entscheiden ob Sie mit Anweisungen arbeiten will.
Wenn nicht spare ich mir die Dokumentation weil sie nicht verwendet wird.

der QM-Guru aus Fürth

Hallo,
danke für die Antwort.

Wie wird sie denn aufgenommen - die Dokumentation? Der Arbeiter in der Fertigung nimmt sich das Seitenlange Flussdiagramm und geht das Schritt für Schritt durch? Genau das würde es in meinem Fall sein - Seitenlang ; )

Das Problem ist eben, dass der Arbeiter in der der Fertigung das Augenrollen kriegt, wenn er Seitenlange Flussdiagramme da hängen hat, die er durchlesen soll.

Allerdings bleibt die Frage nach der "Bringschuld" also inwieweit Dokumentation laut Norm sein muss...

Wie sind hier die Erfahrungen?