Hallo zusammen!
Ich hoffe, ihr könnt mir weiterhelfen. Ich habe unsere gesamte, bereits bestehende QM-Dokumentation von einem ausgeschiedenen (sehr plötzlich ausgeschiedenen) Kollegen übernommen und komme nicht so ganz mit dem Erstelldatum auf den Formblättern zurecht. Bezieht sich das Erstelldatum auf den Zeitpunkt, an dem das Formblatt erstellt wurde (d. h., es wird auch nur bei Revision geändert) oder auf den Tag, an dem ich das Dokument ausgefüllt hab?
Es wäre super, wenn ihr mir kurzfristig helfen könntet... Danke und viele Grüße!

Hallo,

Was sagt denn Ihre Verfahrensanweisung zur Dokumentenlenkung?

ansonsten ist ein guter Anhaltspunkt wo das Datum steht...
... im Kopf oder Fuß der Dokumente ... dann ist es sicher das Datum der Erstellung bzw. letzten Revision des QM-Dokuments.
... steht es direkt im Dokument könnte es das Ausfülldatum sein.

Grüße
Andreas

Hallo Andreas,

ich hatte genau das selbe Problem.

Ich habe den Job übernommen, mein Vorgänger hat 14 Tage später das Schiff verlassen und erst als er weg war, habe ich erfahren, dass er mein Vorgänger war, da er schon 1,5 Jahre nichts am System gepflegt / umgesetzt hat.

Auf den Formularen, die er in seiner "aktiven" Zeit erstellt hat stand immer sein Name (Ersteller) und das Erstelldatum drauf. Es war das Datum, an dem das Formular ausgefüllt wurde. - So weit, so gut.

Abgesehen davon, dass den Kollegen heute keiner mehr kennt: wenn das Formular ausgefüllt ist, steht 2x das Datum drauf.

Ich bin dazu übergegangen, weder den Namen des Erstellers noch das Erstelldatum auf dem Formular zu vermerken. Ich notiere einen Revisionsstand, den ich hochzähle (Schriftgröße 6, ist zu lesen und die Info ist im täglichen Einsatz von untergeordneter Bedeutung).

Ich bin in meinem Unternehmen in der glücklichen Lage, über eine BMP-Software zu verfügen, mit der ich auch die Dokumente verwalte. in der Datenbank wird der Revisionsstand automatisch geführt. Dieser ist auch derjenige, den ich auf den Formularen vermerke. Ersteller und Datum sind in der Datenbank hinterlegt, die Aktualität des Formulars kann eindeutig beurteilt werden und die Informationen auf dem Formular sind minimiert.

Wenn Du alles "zu Fuß" umsetzen musst (das war bei mir früher auch der Fall):

Revisionsstand ins Dokument und bei Word / Excel alle weiteren Infos in den Dateieigenschaften einfügen.

Gruß

Qualiman

Hallo,

das Erstelldatum steht in der Fußzeile (zusammen mit Formblattnummer und Rev.-Stand), somit bezieht es sich auf die Erstellung des Formblatts und wird nur bei Revision abgändert oder?!

Grüße und danke,
K. Rohlfing

Hallo K. Rohlfing,

ja dann wird es wohl so sein.

Ein Hinweis aus eigener Erfahrung ... in Dokumenten wo ein Ausfülldatum oder Statusdatum erforderlich ist, kann es sinnvoll sein ggf. QM-Revision und/oder Freigabedatum abweichend von der QM-Regelung in den Dateieigenschaften zu verstecken.

Ein Beispiel: Unser Unternehmen baut Solarfabriken und Solarkraftwerke, da gibt es in der Projektabwicklung diverse Dokumente, wo das Datum oder der Status/Stand im Projekt relevant ist (z.B. Verbrauchsdatensammlung, Mängelliste, Spezifikationen) ... wenn da zusätzlich irgendwo und sei es in der Fußzeile auch noch ne QM-Revision oder ein "Freigabedatum / gültig ab Datum" steht führt das zu Missverständnissen - insbesondere da die weiterenen am Projekt beteiligten Unternehmen unser QM-Kennzeichnungen nicht kennnen. Bei diesen Dokumentenvorlagen haben wir entsprechend diese QM-Angaben in den Dateieigenschaften untergebracht.

Grüße
Andreas

Hallo Rohlfing,

ggf. kannst Du ja mal so ein Formular posten - die internen Infos, kannst Du schwärzen, sofern erforderlich.

Dann hätten wir eine greifbare, konkrete Möglichkeit uns zu dem / den besagten Dokumenten zu äußern.

Aus dem Erfahrungsschatz heraus : Das Erstelldatum ist das das tatsächliche Datum, an dem das Dokument das erste Mal in dieser Form erstellt wurde. (siehe Aufbau FMEA - Kopf, da ist das ganz genauso)

Gruß

R. Zipperer

Hallo K. Rohlfing,
wenn es bei Dir so ist, dass das Erstelldatum in der Fußzeile (zusammen mit Formblattnummer und Rev.-Stand) steht, so wird es sich wohl auf die Erstellung des Formblatts beziehen und wird nur bei Revision abgändert.

Wie schon beschrieben, empfehle ich, künftig auf die Angabe des Erstellungsdatums auf dem Formular zu verzichten, um genau diese Missverständnisse zu vermeiden. Und zur überprüfung der Aktualität genügt eine dieser Angaben.

Gruß

Qualiman