Arbeite in einem größeren Konzern.
Es gibt Niederlassungen in D / F / USA.
Es gibt übergeordnete Anweisungen
Es gibt nationale Anweisungen
Es gibt Anweisungen für die Business Units
Es gibt Anweisungen für noch kleinere Einheiten.
Konzern ist gem. 9001 zertifiziert.
Ich arbeite im Labor welches gem 17025 akkreditiert ist.
Unser Labor führt auch Inspektionen gem 17020 durch.

Sehr oft bekomme ich Infos mit email, dass da wieder eine Anweisung neu erstellt oder geändert wurde.
Manche betreffen unser Labor konkret, manche nicht.

Frage A
Sind in der 9001 / 17020 / 17025 KONKRET beschrieben welche ART von Anweisungen vorhanden sein müssen.

Da uns im Labor alle übergeordneten Anweisungen auch formal betreffen, wir aber konkret manche nicht im Tagesgeschäft benötigen, z.B. zolltechnische Dinge die unsere Versandabteilung dann macht, brauche ich die dann nicht im Focus zu haben

Frage B
Wie händel ich am besten mit Bordmittel, z.B. Excel die Dokumente, die ich im Focus haben muss.
Momentan habe ich erst mal alle emails die auf Anweisungen verweisen in einem Ordner gespeichert.
In der email ist Bezug genommen auf Anweisung neu oder geändert.

Bin für Tipps dankbar.

Jochen

Hallo Jochen,
in der Organisation in der Du arbeitest betrifft Dich, wie Du sagst nur die ISO 17025 und die allgemeine ISO 17020.

Gut ihr macht Inspektionen die notwendig sind und seid ein dazu befähigtes Institut innerhalb eurer Organisation.

Bitte mach Dir keine selbständigen "Ordner" oder Datenbanken oder sonst etwas, denn was Dich trifft sind die sogenannten gelenkten Dokumente, die ab und an ihre Gültigkeit verlieren und nachweisbar zurückgezogen werden müssen und durch eine neue Version ersetzt werden oder entfallen.

Dich als Sachbearbeiter interessiert nur, dass Du im jetzigen Fall und zur jetzigen Zeit mit den jetzt gültigen Dokumenten nachweisbar gehandelt hast. Aus diesem Grund weist Du in Deiner persönlichen Dokumentation darauf hin, nach welchen gültigen Vorschriften (Datum, Ausgabe, Freigabedatum und so weiter.) Du wann gearbeitet hast und gut ist.

Alles klar?

Grüßle
Peter

Hallo Jochen,

zu Frage A:
ja in den Normen ist beschrieben, was beschrieben sein muß... . Wobei hierbei der jeweilige beauftragte den "Owner" sagt welche AA erstellt werden sollte.

zu Frage B:
es macht keinen Sinn (wie Peter schon sagte) eine 2 Prozesslandschaft aufzubauen. Was du aber machen kannst wenn du dir eine Art Inhaltverzeichniss ohne Revisionsnummer der Dokumente machst. Dies könnte dann als eine Art Guideline für dich sein, hat aber den Nachteil, dass du auch dieses Verzeichnis regelmäßig aktualisieren mußt.


Am besten ist es aber wenn ihr (und davon gehe ich aus) alle Dokumente nur online zugänglich sind.

Habt Ihr ein CAQ Software ? Dort könntest du evtl. die benötigten Dokumente markieren.. . (Admin anrufen)

Gruß
Wolfgang

@Peter und @Wolfgang

Danke euch beiden für die Hinweise.

Muss dann doch was ausholen.

Bin in unserer Abteilung u.a. auch für QM zuständig.

Die von unserer Einheit erstellten QM Dokumente habe ich und auch die Kollegen gut im Griff.

Es geht um die Dokumente die uns von über uns stehenden Einheiten bis zum Management "übergestülpt" werden.

Eine zweite Prozesslandschaft werde ich nicht erstellen, da die Dokumente im Intranet verfügbar sind.

Ich habe nur den Eindruck und der wurde von verschiedenen Auditoren auch schon bestätigt, dass bei uns alles sehr verwirrend und komplex ist.

Deswegen wollte ich mal für unsere Abteilung eine Liste oder Datenbank erstellen in der die uns betreffenden übergeordneten Anweisungen zitiert werden.
Möchte die Arbeit so durchführen , dass die in sich logisch ist.
Die Liste sollte Kriterien oder Kategorien enthalten die grundsätzlch den QM Vorgaben gem. 9001 / 17020 / 17025 entsprechen.

Also ein Kriterium wär z.B.

Gültig für alle 3 Regionen
Gültig für die Region Germany

Liste könnte nach den Kriterien gefiltert und sortiert werden.

Jochen

spassig schrieb:


Hallo Jochen,
ich habe den Eindruck, dass sich bei euch viele Menschen vor lauter Verantwortung in die H... machen und mit der Verteilung der selben denken, sie könnten sich herausstehlen. Das einzige was ich dazu noch sagen kann, diese Herren werden mit Sicherheit auf den Hosenboden fallen, weich gepolstert garantiert.

Aber zurück zum Thema,
Du hast das doch schon fast beschrieben was Du tun willst, dann machs und vergiss die Aktualisierung nicht. Fachlich weisst Du das eh am besten, denk ich mal.

Ich hoffe mal, Du bekommst von Deinen Arbeitskollegen einen Fleißkaffe pro Woche umsonst, denn der wäre angebracht, denk ich mal.

Also von mir würdest ihn bekommen.

Grüßle
Peter

Hallo Jochen,

ich konnte in unsere Online Prozesslandschaft einen "Art" Suchmaske einbinden (mit Absprache des Software-Admin). Nun kann man einfach nach diversen kriterien Dokumente suchen lassen (z.b: Labor, Engineering, Quality oder Owner, oder Teile aus der Überschrift, TS# usw. ) und nicht nur nach Schnittstellen der verschiedenen Prozesse.

Wäre das etwas für euch ?

Ich hatte das gleiche Problem wie du, wir haben über 160 Standorte mit zig-verschiedenen Sprachen, da war so eine Suchfunktion sehr wichtig, da z.B. alle Labore eine Produktlinie in mehrer Ländern verteilt sind.

Gruß
Wolfgang

Hallo Wolfgang,
hast mal bei Jochen nachgeschaut?

Wenn das stimmt, dann hat er ganz andere Herausforderungen, glaubs mir.

Wir Automobiler sind da Waisenkinder und bei uns ändert sich nicht aller Furz was und schon gar nicht wenn was in der Presse steht, das wär ja noch mal schöner. Auch die Gesetzgebung hält sich bei uns in Grenzen.

Grüßle
Peter

Hallo Peter,

sorry, aber da bin ich nicht ganz bei dir !
bei 160 Werken und über 60.000 MA und bei einer Produktpalette mit Sicherheitsrelevanten und +MIL Ändert sich wirklich einiges (Im Schnitt ca. 20Dokumente wöchentlich) auf Grund technische Machbarkeit, Norm Änderungen, CSR Änderungen).

Ist ist natürlich durchaus möglich, dass in anderen Branchen sich mehr ändert ( u.a. nach der neuen 16001 usw.)

Gruß
Wolfgang