Hallo ,

ich habe eine Frage zur Normkonformen Lenkung von Dokumenten nach DIN EN ISO 9001 Kap.4.2.3.

Da ich künftig unsere Dokumente nicht mehr zur Unterschrift und Freigabe ausdrucken möchte würde mich interessieren
welche Möglichkeiten es gibt unsere Dokumente ausschließlich in der EDV zu verwalten und freizugeben.

Vielen Dank im voraus für die Antworten.

Gruss H.Schlager

Hallo H.Schlager,

du hast mehrere Möglichkeiten.

1. Lass dir die Freigabe per Email bestätigien und archiviere diese.

2. Es gibt Programme die an das Email System angeschlossen werden. Über dieses System können Dokumente freigegeben werden. Dies wird dann archiviert. (Kann aber teuer werden). Inkl. Eskalationsmanagement.
Die teuerste Software ist natürlich eine CAQ Software hier wird dann eine komplette Prozesslandschaft mit allem drum und dran installiert.( sehr $$$$)

Ich würde dir fürs erste #1 Vorschlagen ( reicht aus)

Gruß
Wolfgang

Hallo ASchlager,
schau mal:


www.unitedplanet.com/de/powerapplikationen/dokumentenverwaltung

Natürlich gibt es noch einige andere Dokumentenverwalter........... einfach mal googeln und ein bischen Zeit nehmen und vor allem deinen Admin fragen, was im Betrieb erlaubt ist.

Mein Beispiel ist zwar recht günstig, aber viele Firmen bestehen auf z.B. MS-Doku oder vergleichbare Produkte.

Ich hab die Website mal als Bild eingefügt. (Ach ja, ich habe keine kommerziellen Interessen.)

Grüßle
Peter

Hallo,

ohne manuelle Freigaben geht es nur mit einer entsprechenden Software. Da einfach mal googlen. Die Software-Prozesse dann auditieren um entsprechende Schwächen zu erkennen.

Beste Grüße
Thorsten

Ich kenne kleine Unternehmen, die die Freigabe von Dokumenten einfach per Windows-Ordnerfreigabe gelöst haben.

Es gibt einen Ordner im lokalen Netzwerk (Leserechte für jedermann) in dem liegen alle freigegebenen Dokumente und nur die Person, die Dokumente freigeben darf hat hier Schreibrechte und kann neue / aktualisierte Dokumente dort ablegen.

LG Phil

Hallo Phil,
meiner Meinung nach ist diese Variante nicht genügend - es geht nicht darum diese Dokumente (einem bestimmten Personenkreis) zugänglich zu machen, sondern nachweisen zu können dass der Empfänger diese Dokumente/Dateien bekommen hat und sofern freigabepflichtig auch inhaltlich genehmigt hat.

Viele Grüße
Andreas

PPaul schrieb:


Hallo Phil,
ich kann, wie Andreas, bestätigen, dass das mal gar nicht geht.

Begründung:
Eine Dokumentenfreigabe hat grundsätzlich per Originalunterschrift zu erfolgen. Unterschreiben darf das auch nur der/die Berechtigte.

Wenn man das per Software organisiert, hat diese Software Eigenschaften zu haben, die dem entspricht.

Das ganze hat Haftungsgründe. Bei den von Dir angesprochenen Unternehmen kann ich mir nicht vorstellen, dass sie ordnungsgemäß handeln. Woher wollen diese Unternehmen wissen, nach welchen gültigen Unterlagen sie ein Bauteil vor 13 Jahren hergestellt haben?

Kurz die Lenkung von Dokumenten ist kein Spaß und das Unternehmen hat nachweislich sicherzustellen, dass überall im Betrieb die selben Dokumente im Umlauf sind und die ungültigen nachweislich zurückgezogen wurden.

Grüßle
Peter

Hallo,

kann Andreas und Peter nur zustimmen. Wobei eine Originalunterschrift meiner Meinung nach nicht notwendig ist, da unter

a) bzgl. ihrer Angemessenheit ..... zu genehmigen.
b) Dokumente zu bewerten...... d.h. auch externe Dokumente müßt ihr bewerten
bei ISO/TS #4.2.3.1 innerhalb 2 Arbeitswochen
c)....
d).....
...
g)....

dies ist einer der wenigen stellen (meiner Meinung nach) die ziemlich klar geregelt sind. Das wichtige dabei ist wie immer EIN DOKUMENTIERTES VERFAHREN ZUR FESTLEGUNG.... d.h. wie immer beschreiben wie ihr dabei vorgeht.

Viele Grüße

Wolfgang

Hallo zusammen!

Eine sehr gute Intranet oder gar Internetlösung für die Verwaltung und Lenkung von Dokumenten ist das open-source-System OWL. Ok, Installation etc. sollte vom Fachmann gemacht werden, aber dann ist es prima.

Hier der Link: owl.anytimecomm.com/

Aber wie gesagt, allein schon das Installieren erfordert eine Fachkraft, sind dann mal alle Dokumententypen eingerichtet, läuft es problemlos!

Grüße aus Berlin,

Thomas

Hallo zusammnen,

ich finde Wolfgangs Hinweis interessant, dass unterschriebene Originale der Revisionen nicht zwingend gefordert sind.

Gerade im Aufbau des QM-Systems war ich mit zahlreichen Dokumentenänderungen konfrontiert und war organisatorisch nicht in der Lage und auch nicht gewillt für jede Änderung, einen Unterschriftenumlauf zu starten. Die Prozedur war viel zu langsam und raubte allen im Freigabeprozess Beteiligten kostbare Zeit.

Entsprechend habe ich den Prozess zur Dokumentenlenkung so angepasst, dass der Revisionsstand in 2 Stellen angegeben wird 1.0, 1.1, 1.2 ... und unterschriebe Originale nur für volle Revisionen 1.0, 2.0 erstellt werden - und mir damit die Freiheit gegeben unterschriebene Originale nur Turnusmäßig (z.B. 1x pro Jahr) oder nach eigenem Ermessen (z.B. sehr kritisches Dokument oder Dokumentation der rechtlicher Prüfung notwendig) zu erzeugen.

Eigentlich ist dies jedoch nur der halbe Weg - diese unterschriebenen Originale braucht im Nachhinein niemand. Entscheidend ist eine vollständige Historie und Archivierung aller Dokumentenstände mit Änderungshistorie was wann warum geändert wurde - und das liegt ja vor, also wozu die Unterschriften?

Ich habe mich bisher noch nicht durchgerungen die Freigabeunterschriften formal ganz abzuschaffen ... eine Unterschrift hat ja irgendwie psychologisch schon eine Wirkung ... ich habe das Gefühl wenn jemand für die Prüfung und Freigabe unterschreiben muss, schaut er genauer hin, merkt Änderungen eher an identifiziert sich mit dem Ergebnis hinterher auch höher ... als bei einer nur mündlichen Verständigung auf den Inhalt der Änderung. Im Sinne von Lean-QM bleibt der Gedanke jedoch äußerst reizvoll.

Grüße
Andreas