Ich habe das Problem, dass ich mich nicht wirklich für eine Gliederung unseres QMH entscheiden kann. Und zwar ist unser Unternehmen über unsere Logistikkooperation verbundzertifiziert (d.h. letztes Audit 2003). Seit Anfang des Jahres aktualisiere ich nun die komplette Dokumentation der Prozesse. Durch unsere Verbundzertifizierung sind wir nicht verpflichtet ein QMH zu haben, wir nutzen das QMH unserer Kooperation. Da allerdings in jedem mittelständischen Logistikdepot andere Voraussetzungen gegeben sind, halte ich es schon sinnvoll, seine eigene Managementdokumentation zu haben.

Bisher haben wir an Material unsere Prozessbeschreibungen als Visio-Flußdiagramme inkl. Zuständigkeiten und Verweisen auf die Formulare. Dazu müssen wir 6 Verfahrensanweisungen bei der Verbundzertifizierung vorweisen können (z.B. Lenkung von Dokumenten, Management von Ressourcen (Weiterbildung usw.), Designrichtlinie, Korrekturmaßnahmen usw.)
Außerdem haben wir ein Organigramm, einen Text "Unternehmensleitlinien" und ein Text zur Verantwortung der obersten Leitung.

Wie kann ich dieses Material sinnvoll zu einer Dokumentation zusammenfügen. Das Herzstück sind eigentlich unsere Prozessbeschreibungen die als Leitfaden für unsere Mitarbeiter dienen soll.

Würde mich über Ideen und Inspiration freuen. Danke schonmal.

Hallo,

das QMH würde ich übernehmen.

Hier hilft vielleicht eine graphische Lösung.

1.Ebene: QMH (Verbundlösung)
2. Ebene: VAs (eigene und Verbundlösungen)
3. Ebene: AA und Formulare (eigene und Verbundlösung)

Das ganze entsprechend gekennzeichnet im Intranet ablegen / auf dem Server ablegen.

Beste Grüße
Thorsten

Vielen Dank für deine Antwort. Graphische Lösung habe ich nicht ganz verstanden. Zum Beispiel eine Pyramide, die man dann wo einfügt? Wo würdest Du die Prozessbeschreibungen einordnen. Die VA´s und AA´s zu "mischen" würde glaube ich großes Chaos verursachen. Kann mir höchstens vorstellen die Verbundunterlagen als "Grundlage" einzuordnen und darauf aufbauend unsere Prozessbeschreibungen etc. ? Was meinst Du?

Hallo Kiffinho,
große Organisationen können sich durch eine ungeschickte Struktur ihres QMH selbst lähmen.
Denn auf der einen Seite ist eine Dynamik besonders bei neueren Prozessen oft unvermeidbar oder können doch nicht alle Bereiche des Unternehmens völlig identisch aggieren. Auf der anderen Seite werden z. B. bei Änderungen in der Geschäftsleitung gerne „die Karten neu gemischt“.
Doch sollte auf keinen Fall das QMH monatlich auf dem Schreibtisch der Geschäftsführung liegen, um wegen einer unternehmerisch unwichtigen Änderung neu freigegeben, verteilt und unterwiesen werden zu müssen. Es kann auch unternehmerisch schädlich werden, wenn eine wirtschaftlich sinnvolle Prozessänderung in einem Unternehmenszweig nicht durchgeführt werden darf, weil das QMH keinen Spielraum lässt. Zudem sollten interne Machtkämpfe, nach dem Motto "wer kann sich im QMH durchsetzen" vermieden werden.

Grundsätzlich muss das QMH ein möglichst stabiles Grundgerüst der Unternehmensprozesse sein.

Wenn sie nicht ständig mit der Aktualisierung ihres QMH beschäftigt sein wollen, sollten sie das es so aufbauen, dass es nur aus übergeordneten Verfahrensanweisungen besteht.
Diese VA´s beinhalten prinzipielle Prozessbeschreibungen und Zusammenhänge der Prozesse wie das Unternehmen strategisch funktioniert. Bei eventuell notwendigen Nennungen von Verantwortlichen werden höchsten allgemeine Bereichsbezeichnungen genannt. Damit ist immer der aktuelle Bereichsleiter in seiner Verantwortung fixiert. Auf keinen Fall konkrete Personen mit Namen und Abteilungsbezeichnungen verwenden. Diese ändern sich gerade bei großen Unternehmen oft schneller als „Tinte trocknen kann“.
Die detaillierte Ausführung der Prozesse wird aus dem QMH ausgelagert. Hierzu erhält die jeweilige VA einen Verweis, dass Details über Arbeitsanweisungen (AA´s) der zuständigen Bereiche / Abteilungen geregelt wird.
Die AA´s können je nach Wichtigkeit „ganz Oben“ oder auf Arbeitsebene geändert und freigegeben werden ohne das QMH anpassen zu müssen.

Anmerkung:
Diese „Pyramiden-Struktur“ (1. Ebene: QMH mit VA´s, 2. Ebene: AA´s) ist übrigens die schriftliche Grundlage des Qualitätsmanagementsystems (QMS) eines Unternehmens. Sie gibt vor, wie im Unternehmen die Kundenanforderungen und gesetzliche Vorgaben erfüllt werden sollen. Aus unternehmerischer und wirtschaftlicher Sicht haben AA´s in einem QMH grundsätzlich nichts zu suchen!

Falls eine derartige Vorgehensweise in einem Unternehmen nicht realisierbar ist, dürfte dieses Unternehmen ganz andere Probleme als sein QMH haben.

Mit freundlichen Grüßen
Helmut