Hallo,

mein Italien-Projekt beschäftigt mich mal wieder:

Die obere Ebene der Dokumente ist mit dem Firmenwechsel nicht übernommen worden und wird jetzt neu erstellt.

Aber die Arbeitsanweisungen zu Produktionsprozessen sind noch da, nun muss und will ich in ein das neue system überführen, dabei werden neben einem neuen Format auch neue Nummern verteilt werden.

Nun meine Frage übernehme ich jetzt die Revisionsnummer und Historie der alten Dokumente?? Oder verweise ich nur darauf?

Wie seht ihr das?

Gruß

TamTom

Buongiorno Tamtom,
- Ich würde alles neu machen und mit Rev. A anfangen.
- Aber auf der ersten Seite/Zeile des Dokumentes auf die bisherige Rev. verweisen; z.B.: "this document replaces XY-1234-56, Rev. G, dated 12.3.08". Somit ist die rückverfolgbarkeit i.O.
- Ausserdem nehme ich an,dass eine Liste existiert, auf der sämtliche Dokumente und deren Rev. zusammengefasst sind. Diese kann man weiterführen und somit ist die kontinuität gewährleistet.
gruss, hb

Hallo,

nein die Liste wird auch neu erstellt, das alte System war viel mit einer Datenbank des alten Konzern gesteuert, und die ist jetzt weg.

Mein Chef hat gerade für weiterführen der Revision plädiert, da diese Dokumente auch auf italienisch sind, also von mir nicht wirklich überarbeitet werden können, bin ich auch dafür, dann wird die Durchgängigkeit des Systems besser gezeigt. (?)

Gruß

TamTom

Hallo,

ich würde kein neues Dokument machen, sondern das alte weiter nutzen. Denn sonst müssen zwei Dokumente archiviert werden. Außerdem ist der Verweis auf alte Änderungen dann nur über die Einsicht der alten Dokumente möglich.

@ist53: Wenn die Liste (die ja nicht da ist) weitergeführt wird, macht doch auch ein Beginn der Revision bei A oder 1 keine Sinn.

Beste Grüße
Thorsten

Hallo TamTom

Da gebe ich Thorsten recht.

Die Dokumentation würde ich auch nicht neu erstellen.
Einfach die alte Revisionsnummer übernehmen mit dem Vermerk, dass diese die neue Version ist.

Bei einem Wechsel der Dokumente der oberen Ebene muss die Rückverfolgbarkeit trotzdem gewährleistet sein und diese Archivieren.
z.B. zum Schutz bei Produkthaftungsansprüchen.

Gruss
Josef

Moin,

also anpassen muss ich sie auf alle Fälle, es steht ja noch der alte Firmenname drauf, und ich würde auch gerne einen anderen Nummernkreis vergeben, der eben eine bessere Eingliederung in das Gesamtsystem gibt.

Aber wenn ich ide Revision und Änderungshistorie mitführe, weiß man halt direkt, das die Dokumente bereits vor dem Besitzerwechsel unter einem damals vorhandenen QM-System existierten.

Gruß

TamTom

Servus,

wir hatten unser ISO 9001 System auf die Iso/TS umgestellt und in dem Zuge alle Dokumente neu Nummeriert und die Revisionsnummer erhöht.
Ich hab für die Übergangszeit eine Tabelle mit der Zuordnung alte Dokumente und neue Dokumente geführt. Sowie ob diese schon ausgetauscht sind. Diese Tabelle habe ich allen Abteilungsleiter gegeben um etwalige alt Dokumente direkt aus dem Verkehr zu ziehen. Meine Dokumatrix beinhaltet nur die neuen nummern falls alte Dokumente kommen schau ich separat nach und ergänze ggf. diese und schicke sie rund, Die Ablage der Dokumente hatte sich nicht verändert, da ein sauberer cut vorhanden war. Nicht mal in einen viertel Jahr waren wirklich alle Dokumente ausgetauscht und bis heute ist kein altes mehr aufgetaucht.

Buongiorno Tamtom,
- ich bin immer noch der gleichen Meinung (siehe 1.Beitrag). (selber hab ich vor einigen Jahren und nachher etwa vor einem Jahr so etwas machen müssen)
- Wenn eine Aenderung soweiso stattfindet (was ja der Fall ist), ist's vorteilhafter weiter zu ändern/verbessern/anpassen. Es könnte auch später vorkommen, dass eine Art von Dokumenten (nicht unbedingt die Arbeitsanweisungen, aber "Guidelines" etc ) auf Englisch sein müssten. Aber jetzt müssen mindestens die Nomenklatur / Format .. angepasst werden.
Wie Du auch erwähnst, die Historie ist unbedingt anzugeben. (einerseits auf dem Dokument andererseits auf der Liste)
einen schönen tag wünscht
hb

Hallo,

das Dokument änder sich ja nicht.

Bsp:
Die AA "Messmittelüberwachung" bleibt ja bestehen. Es ist eine redaktionelle Änderung (Logo, Layout, Sprache usw.). Somit ist es immer noch das alte Dokument. Eine Änderung der Dokumentennummer ist auch möglich. Aber auch dann ist es immer noch das gleiche Dokument mit der eigenen Historie.

Aber wieso soll denn die Revision neu beginnen? Was bringt das? Ich schaffe so nur eine zusätzliche Fehlerquelle bzgl. Lenkung der Dokumente. Wieso soll ich eine Dokumentation in einer Liste führen und im Dokument? Doppelte Arbeit, aber wer bezahlt das? Wieso immer ne Liste führen?

Einfach im Dokument die Änderungen vornehmen und in der Historie kann auch dann u.a. der Wechsel der Dokumentennummer dokumentiert werden. Die Historie kann einerseits im Dokument angegeben werden und ggf. durch elektronisch archivierte ältere Revisionsstände unterstützt werden.

Beste Grüße
Thorsten

Hallo,

eine Liste hat den Vorteil, das ich alle Dokumente im Überblick habe, bei Excel schön filtern kann etc.,

Und meine aktuelle Praxis, sagt mir, diese Liste ist mein einziger Weg für Ordnung zu sorgen, denn es gibt Unternehmen in denen die Dokumentenstruktur doch etwas wildwuchs betrieben hat, da gibt es Dokument hier aber nicht dort, da legt es jemand ab, aber keiner kennt es, IST das gültig??? Um dem einen Riegel vorzuschieben, gilt ab sofort: Was nicht in der Liste ist, ist nicht gültig und diese ist Passwort geschützt. Das macht mein Leben will einfacher, da Pflege ich die Liste gerne.


Und zu Italien, hier gibt es diese Liste um im Entstehungsprozess den Überblick über das was da ist und das was noch werden muss zu behalten, und wenn sie den schon mal da ist, kann sie auch bleiben.
Im übrigen bezahlt mir kein Kunde die Pflege meines Dokumentensystems, er zahlt ja nicht mal das Zertifikat (also direkt), das muss ich haben um sein Lieferant sein zu dürfen.
aber den Posten "Anschaffung einer feuerfesten Tür für das Archiv" würde er auf der Rechnung wohl eher ablehnen


Gruß

Tamtom