Hallo an alle Experten,

beim aktuellem Prozess Audit im Vertrieb fiel mir heute folgende Situation auf.

> In der VA -Dokumentenregelung hatte ich formuliert dass das“F-Nr xyz „ Formularwesen
mit einer Nummerierung zu versehen ist.
Es stellte sich aber heraus ,dass dies nicht gängig umgesetzbar wurde/ ist.

z.B. Bestellformular sind im Katalog gedruckt oder andere Hinweise sind im Katalog gedruckt usw. jedoch ohne Nummerierung.

Fragen :
a.) wie ist das zu bewerten ?
b.) Wie handhabt das Forum diese Situation auch in Form einer Bewertungsstufe

Gruß Qualit

Vertriebsleute sind in jedem Unternehmen kreative 'Freidenker'.

Deine Formulierung "hatte ich gefordert" könnte schon ein Hinweis auf das Problem sein.
Oft genügt nicht etwas zu fordern, sondern man muss den Beteiligten den Zweck erklären, z.B. Ausgabe-Nummern, damit fehlerhafte Kataloge später aussortiert werden können, usw.

Zum Audit:
1.) Abweichung ist Abweichung, Punkt.
2.) Was tun?
a - entweder die VA so umsetzen (weil Sie genau so auch für den Vertrieb Sinn macht)
b - oder die VA anpassen und den für den Vertrieb besten Weg bei Katalogen beschreiben

Auf jeden Fall das Thema nicht 'aufblasen'. da man 'QM' auch im Unternehmen erst an die Kollegen "verkaufen" muss. Oft verstehen MA im Vertrieb gar nicht, warum eine Forderung Sinn macht. Man gewinnt als Auditor, wenn man erklärt und flexibel reagiert. Ein Auftreten als "VA-Polizist" nutzt dem Unternehmen wenig.

Hallo

Mittlerweile gehen die Auditoren Experten Meinungen ahin,
daß es wenig Sinn macht auf Details in der Dokumentenlenkung "kleinlich herumzureiten".
In der Vergangenheit hat die Zunft der Auditoren (tlw. zu Recht ) gerade deswegen einen schlechten Ruf erhalten...

Mein Typ : Weisen Sie im Audit konsequent daraufhin
und vergeben Sie Abweichungen nur bei offensichtlichen systematischen Schwächen
in der Dokumentenlenkung .

MFG E.Pauer

Hallo,

wenn die VA eine Nummerierung vorgibt und diese nicht eingehalten wird, ist das erstmal sofern es systematisch geschieht eine Abweichung.

ABER: Ist die Nummerierung in diesem Fall notwendig? Sind die Kataloge nicht über andere Kennzeichnungen schon gelenkt? Dann sollte die VA entsprechende Freiräume lassen bzw. Sonderregelungen entsprechend enthalten.


Beste Grüße
Thorsten

Hallo,

das Thema beinhaltet zwei Dinge:

1. Wenn im Unternehmen etwas vorgeschrieben ist, z.B. in einer VA, so ist das zu befolgen. Die Nichtbefolgung ist eine Abweichung.

2. Ob in deinem Fall eine Nummerierung sinnvoll ist oder nicht, muss das Unternehmen herausfinden. Eine Frage, die ich stellen würde, ist: "Wie ist es in der Vergangenheit gelaufen?" und "Wie wollt Ihr es denn machen?" Aus den Antworten und der Diskussion heraus würde ich gemeinsam mit den Beteiligten die Methode festlegen. Meine Aufgabe dabei wäre nur noch, sicherzustellen, dass die Vorgehensweise nicht der Norm widerspricht.

Karl Stanger
www.stangerweb.de

kstanger schrieb:



Vorallem würde ich klären was der Grund ist. Ist es Faulheit oder einfach nicht praktikabel. Sollte kein anderer weg möglich sein, muss es halt Sanktionen für die nichtbefolgung geben. Meiner Meinung der aller Letzte Ausweg.

Hallo an alle Experten,

dank sei den Praktikern die aus der Erfahrung mein Anliegen aus Ihrer Sicht mit entsprechenden Empfehlungen kommentiert haben.
Ich werde das in kürze beim internen Audit mal hinterfragen und zur Diskussion stellen.

Es ist zwar nur ein kleines Problem aber daran erkennt man seine "Pappenheimer ".

Es grüßt ganz herzlichst

Qualit

Tach zusammen,

ich muss hier noch auf folgendes hinweisen :

Sofern ein Auditor in einem Qualitätsaudit eine systemische Abweichung erkennt, wie z.B. Abweichungen in der VA, bzw. Abweichung der Umsetzung einer VA, werden im Normalfall auch alle anderen VA´s akribisch abgefragt, um zu erkennen, ob dies eine Einzelverfehlung war, oder ggf. das System nicht korrekt verstanden wurde.

Bitte bei künftigen Audits darauf achten - manche Auditoren verbeissen sich auch gerne mal in Formalismen.

Freundliche Grüße
R. Zipperer