Hallo und Guten Tag
ich habe eine Frage zur "Aufgabenverteilung" im Bereich QM .
Wer ist Zuständig für das Erstellen von Prozessbeschreibungen,Verfahrensanweisungen und Arbeitsanweisungen ?

Hintergrund meiner Frage ist mein (neuer) Aufgabenbereich als QMB in einem KMU. Meine werten Kollegen meinen ich sei für die Erstellung dieser Anweisungen zuständig.Dies resultiert auch aus der Art wie mein Vorgänger das ganze gepflegt hat.
Mir fehlen allerdings die fachlichen Qualifikationen in den einzelnen Teilbereichen um soetwas durchzuführen.

Wie werden bei euch/Ihnen diese Aufgaben delegiert/gehandhabt ?

Danke Und Gruß
Jabbar

Hallo Jabbar,

bei uns ist das Folgendermaßen geregelt:


Prozessbeschreibungen -> wer sollte dies besser können als der Prozesseigner (Meister/Abteilungsleiter...) selbst.
Verfahrensanweisungen auch da der Prozesseigner in Zusammenarbeit mit den verantwortliche Meistern.
Arbeitsanweisungen bei Neuanläufen die Entwicklung, im Prozess die Meister/Schichtführer.

Dokumentenlenkung sollte hier die Aufgabe der QW sein nicht die Erstellung.

Klar wird es hierbei zu Wiederstand kommen. Das war bei uns vorher auch so, dass das QW für alles verantwortlich war. Im Zuge der Neustrukturierung unseres QM, haben wir die Verantworlichkeiten entsprechend plaziert.

Gruß QMix

hallo jabbar,

verantwortlich für die Erstellung und die Verteilung ebenso für die Lenkung ist der QMB, wobei natürlich die Erstellung von Arbeitsanweisungen im Prozess durch den Prozesseigner mitzubestimmen sind.

ich denke dass die Aufgabenverteilung in Ihrem Unternehmen schon richtig ist.

mfg
R. Zipperer

Hallo Jabbar,

ich würde sehr stark versuchen, die Arbeit "los zuwerden", bei uns war es auch Jahrelang so, das der QMB alle Anweisungen geschrieben oder hat schreiben lassen, mit dem Effekt keiner kennt sie und befolgt sie.

Eine Ausnahme stellen selbstverständlich die Q-Dokumente wir Lenkung fehlerhafter Teile, oder Auditmanagement dar.

Falls es deine Zeit erlaubt, schadet es auch nichts um das Gesamtsystem auch zu verstehen, den Verantwortlichen einen Vorschlag zumachen, aber klar ist, die Verantwortung liegt bei Ihnen.

Gruß

TamTom

Hallo Jabbar,

nochmals ein Statement meinerseits :

Prozessbeschreibungen, Arbeitsanweisungenetc. werden dann in den meisten Fällen auch gelebt, wenn Sie von den Mitarbeitern im Sinne eines Qualitätszirkels selber erarbeitet wurden.

Die administrative Verantwortung muss allerdings beim QM / QMB verbleiben, ebenso die Dokumentenlenkung und die Erstellung und Pflege von Verfahrensanwewisungen als Bestandteil des QMH

mfg
R. Zipperer

Vielen Dank für eure Antwortet
Alle decken sich auch mit meiner Auffassung des Themas.

Gerade das "Arbeit loswerden" ist ein sehr beliebtes Spielchen.
Das versuche ich, wie aber auch alle anderen auch.
Das Interesse an 9001 ist bei vielen mehr als gering und wird nur „rudimentär“ gelebt.
Wobei ich hoffe, dass ich durch eine stärkere Beteiligung der Mitarbeiter die Akzeptanz des Systems erhöhen kann.

Mal sehen was ich daraus machen kann.


Danke und Gruß
Jabbar

Hallo,

wir haben es so gemacht das ich die Dokumentenvorlage erstellt habe.
Dann wurde zusammen mit dem Prozesseigner ein Flussdiagramm erstellt und vom Eigner beschrieben.
Somit standen die Leute nicht vor einer unlösbaren Aufgabe und haben doch etwas beigetragen.
Ein bisschen Schulung damit bei der Beschreibung das Wer, Wann, Wie und Womit nicht vergessen werden hilft dann auch.
Klar sind Korrekturen unvermeidbar, aber so macht nicht einer alles alleine.

hallo jabbar,
wie meine Vorredner schon gesagt haben, kennt niemand die Prozesse besser als der Eigner selbst.

ich kann mich da Rzipperer und Joergen anschließen...

Ich habe das gemeinsam mit den Eignern in einem Gespräch gemacht, indem ich alle benötigten Infos abgefragt habe. Dann habe ich die PB erstellt und korrigieren lassen durch die P- Eigner. M. E. hat das die akzeptanz erhöht, viele sind nachdenklich geworden und waren froh gehört zu werden bei Ihrere Sicht auf die Dinge. Da dein unternehmen schon zertifiziert ist, müssten die PBs und VAs "nur" gepflegt werden, also auf dem aktuellem Stand gehalten werden. Das kann man doch die Eigner machen lassen (gib jedem das Gefühl besonders wichtig zu sein, dass gerade er viel beitragen kann--).

Bei den Qualiaudits bietet sich das an gemeinsam zu arbeiten-- ist ein ganz guter Einstieg zur auditierung....

Geh doch der Reihe nach alle MA besuchen mit der PB / VA in der Hand und frag, ob sie da nicht mal in einer Ruhigen minute überprüfen können ob das noch aktuell ist. Ich unterstreiche bei solchen gelegenheiten gerne meine Unwissenheit, da fühlen sich die Eigner oft kompetent und machen es Zeitnah...Ich kündige an, dass ich den Ausdruck nächste Woche abhole. Der ist dann naturlich oft nicht bearbeitet. Also wieder von vorne, netten schnack halten und untertreichen, wie wichtig gerade dieser Prozess ist.
Wenn du es gut machst (vomn wegen soft skills und so) dann machen die es iin zukunft gerne-- natürlich musst du auch hinweise und überlegungen jederzeit ernst nehmen auch wenn es blödsinn ist....Immerhin hat sich jemand Gedanken gemacht....
Die 6 geforderten Verfahren der DIN habe ich gemeinsam mit dem BOL in der hand. das machen wir.
Grundsätzlich würde ich darauf achten, dass die PBs nicht personenbezogen, sondern positionsbezogen angelegt sind (weniger pflege)

Warm ist das eigentlich ein Thema bei euch? wenn das sytem lebt, warum neue PBs?

vlg, hexe

Hallo Kollegen,

der QMB kann nur steuern (lenken) und beraten.

Man darf nicht vergessen, dass nur 7 dokumentierte Verfahren explizit von der Norm gefordert sind. Es muss darüber hinaus nicht jeder Prozess beschrieben werden.

Ich kenne die Situation, dass sich jemand im Bereich Q hingesetzt hat und überlegt hat was für Prozesse das gesamte Unternehmen hat ... dann hat er eine riesige Landkarte erstellt und die Abteilungen sollten dann später die aufgeführten Prozesse beschreiben ... das Ergebnis war viel nichtssagendes Papier dass keinen wirklich interessiert hat ... Masse ist eben nicht Klasse ...

Prozesse und Arbeitanweisungen dienen jedoch keinem Selbstzweck, sondern sie sollen helfen die Abteilung zu organisieren. Die Verantwortung für die Organisation der Abteilung liegt daher beim zuständigen Leiter.

Ich finde es wichtig, das die jeweilige Abteilung selber überlegt, welche Prozesse beschrieben werden müssen, um z.B. einen neuen Mitarbeiter den Einstieg zu ermöglichen oder Abläufe verbindlich festzulegen. Die Abteilung muss selber den Zweck der Dokumenten verstehen.


Der QMB sollte natürlich schon mit den jeweiligen Leitern sprechen, die Vorlagen und die geplante Art der Lenkung der Dokumente erklären und ggf. im Vorfeld die Forderungen der Norm an den Prozess vermitteln bzw. später prüfen.

Die Erstellung der Prozessbeschreibungen und Arbeitsanweisungen liegt in der Verantwortung der Fachabteilung... bei einem Unternehmen mit tausenden von Mitarbeitern eh nicht anders möglich ...

Grüße

Sven

Hallo Sven,

"Die Erstellung der Prozessbeschreibungen und Arbeitsanweisungen liegt in der Verantwortung der Fachabteilung... bei einem Unternehmen mit tausenden von Mitarbeitern eh nicht anders möglich ...""

Genau hier liegt das Problem, bei großen Organisationen kommt öfter mal jemand in einer Abteilung selber auf die Idee eine Anweisung für etwas zu schreiben, damit es besser läuft.
In kleinen Betrieben, bleibt das Wissen meist Kopfwissen und der QMB ist der einzige der für das QM-System verantwortlich ist.
Da in vielen kleinen Betrieben die einzelnen Personen in der Regel nicht nur eine Funktion hat ist das QM-system dann auch mehr ein Hobby, bzw. weiß ein langjähriger QMB auch viel und kann auch alle Anweisungen schreiben.

Dies geht immer solange gut, solange erfahrene Mitarbeiter bleiben und die Kunden nicht zu anspruchsvoll sind.

Gruß
TamTom