Hallo
hab da eine Frage zur Lenkung von Dokumenten und Aufzeichnungen. Wenn ich z.B. zur Lieferantenbeurteilung eine Vorlage (ohne Aufzeichnungen, nur Liste der Lieferanten - Bewertungsmatrix), oder eine Vorlage für den Maßnahmenplan oder die Checkliste fürs interne Audit erstelle. Muss diese Vorlage erst erstellt-geprüft-freigegeben werden von der (Praxis-) Leitung um sie überhaupt einsetzen bzw. ausfüllen zu dürfen?
Nach dem Ausfüllen wird dann noch abgezeichnet wer und wann es ausgefüllt wurde und gesehen (Praxis-) Leitung und QMB.

Vielen Dank für eine kleine Hilfestellung

Guten morgen,

es dürfen nur freigegebene Dokumente im QM-System verwendet werden. Wie Du diese Dok. freigegeben lässt beschreibst Du in Eurem Verfahren Lenkung von Dokumenten & Aufzeichnungen.
Die von Dir beschriebenen Dok. würde ich als Formulare sehen. Das würde heißen, dass diese nach dem ausfüllen der Formulare die Datei entsprechend gespeichert werden muss (Unter anderem Dateinamen mit Kennzeichnung Wer, wann unw. dieses Dok. erstellt hat.) z.B. Formular Lieferantenbewertung (Original) => Lieferantenbewertung 2011 (freigabe durch Erstellen= Einkaufsleitung).

Hoffe die Antwort hilft, bzw. hoffe ich hab Dich richtig verstanden.

MFG Zappel

Hallo qmb-rocky.

du kannst es auch so sehen.
Die Vorlage/ das Formular unterliegt einem Freigabeprozess damit sichergestellt ist, das alle wichtigen Daten abgefragt werden. Wenn die Vorlage ausgefüllt wurde, sagt die Praxisleitung dann, das die Vorlage auch richtig ausgefüllt wurde.

Grüße, QMB

Hallo qmb-rocky,

ich möchte an dieser Stelle gern einmal ein grundsätzliches Problem ansprechen: dieses Thema "erstellt-geprüft-freigegeben" wird grundsätzlich überbewertet. Ei neues Dokument muss grundsätzlich kein Datum (erstellt) enthalten. Es muss nicht den Namen des Erstellers enthalten und es muss auch keinen Namen oder Vermerk "freigegeben" enthalten. Noch abwegiger ist, dass "Master-Dikumente" mit irgend welche Unterschriften archiviert werden müssen.
Dokumente sind bezüglich Ihrer Angemessenheit vor Ihrer Herausgabe zu genehmigen. - Die geschieht bei mir durch eine Festlegung (Verfahrensanweisung), in der Steht, dass ein Dokument dann genehmigt ist, wenn es im Intranet verfügbar ist. Meine Erfahrung hat gezeigt, dass langwierige Genehmigungsprozesse verhindern, dass mit aktuellen Formularen gearbeitet wird.
Der Überarbeitungsstand wird durch einen Revisionsstand gekennzeichnet.

Namen auf den Dokumenten sind Schall und Rauch.

Gruß

Qualiman