Hallo zusammen,

ich bin gerade dabei ein einem kleinen Ing.Büro DIN EN ISO 9001:2008 einzuführen.
Nachdem ich zuerst dachte das mein Chef hinter dem Thema QM steht, stehe ich nun allein da und versuche verzweifelt seine Freigabe für die verscheidenen Vorgabedokumente zu bekommen.

Da ich die Norm nun gefühlte 1000 mal durchgelesen habe stellt sich mir nun die Frage:
Muss ich denn wirklich um seine Freigabe "betteln"? Oder erfülle ich die Anforderung ("Dokumente bezüglich ihrer Angemessenheit vor ihrer Herausgabe zu genehmigen" Kap. 4.2.3) wenn ich in absprache mit meinem Chef eine Organisationswanweisung schreibe, in der die ISO 9001 relevanten Vorgabedokumente durch mich freigegeben werden dürfen?

Vielen Dank im Voraus!
Andrea

Hallo Andrea,
ich will mal Antworten, weise jedoch gleich darauf hin, dass ich aus dem Bauch heraus ein Gefühl habe, dass bei dieser Sache etwas schief läuft.

Wenn ich einer Mitarbeiterin keine Unterschrift geben will, bin ich ziemlich sicher, dass ich mit meiner Unterschrift etwas besiegle, das ich eigentlich so nicht will.

Jetzt sollten wir mal herausfinden, wo der Hund begraben liegt.

Hast Du Dokumente angefertigt, die nicht den normalen Abläufen in eurem Betrieb entsprechen?
Hast Du jeden Mitarbeiter befragt, wie er oder sie ihre tägliche Arbeit macht?
Hast Du einen Ablaufplan erstellt oder erstellen lassen? (Na ja, bei kleinen Betrieben ist "lassen", vermutlich nicht drin.)
Hast Du vor der Unterschriftaktion bei den einzelnen betroffenen Mitarbeitern gefragt ob der jeweilige Prozessablauf so richtig formuliert ist?

Jetzt hör ich mal auf.

Grüßle
Peter

Hallo Peter,

diese Fragen sind alle berechtigt.
Bisher habe ich die Gefahr eines Scheiterns der ISO-Einführung eher bei den Mitarbeitern gesehen. Um da nicht auf dünnes Eis zu laufen habe ich viel mit den jeweiligen Prozessverantwortlichen gesprochen bevor ich ein Vorgabedokument erstellt habe und lasse jedes von ihnen prüfen. Bei fast allen Kollegen konnte ich so Befürchtungen starre Prozesse und einen großen Bürokratieakt zu erzeugen aus dem Weg schaffen.

Jetzt habe ich einen Großteil der Prozesse beschrieben, Arbeitsanweisungen fertiggestellt und die zugehörigen Vorlagen erzeugt aber mir fehlt die Freigabe durch meinen Chef. Seit 3 Wochen versuche ich nun die Dokumente freizugeben und erhalte nur ein "Ich habe dafür keine Zeit" u.ä. als Antworten.
Ich befürchte das die bisher fast schon euphorische Stimmung bei den Kollegen kippen könnte, und das Projekt Einführung ISO 9001 damit zum scheitern verurteilt ist.

Deshalb frage ich mich nun ob ich denn wirklich überall seine Unterschrift benötige, oder ob es nicht für einen Großteil reicht wenn ich die Dokumente freigebe nachdem sie duch einen Prozessverantwortlichen geprüft wurden. Bin ich dann noch Normkonform?

Grüße,
Andrea

Hallo,

es gibt bestimmt Anweisungen die du ohne Chef auch freigeben kannst. Kommt auf den Prozess an, und darauf ob due QMB bist oder dein Chef.
Aber die geforderten Verfahrensanweisungen (Lenkung Dokumente, etc.) sollte schon dein Chef unterschreiben.

Zumal es ohne nicht geht. Wenn er jetzt keine Zeit hat, dann hat er sie nie, auch später nicht für Audits, Management Reviews etc..
War gerade wieder in meiner kleinen Italienischen Enklave, da ist der QMB der deutsche Chef der nicht vor Ort ist, der Produktionsleiter versucht das System neben den vielen anderen Dingen aufrecht zu erhalten. Aber das gelingt nicht immer, er hat es als Einzelkämpfer schwer. Das reicht für ein Audit, aber nicht zur Verbesserung der Organisation und wenn ihr schon ein Ing. Büro sein, sollte das doch das Ziel sein.


Nachtrag: In besagter Enklave unterschreiben die Anweisungen auch immer nur 2 Personen, Ersteller und Freigeber (ich hab nicht genug Personal für 3 _ Erstellt, geprüft, freigegeben), also eigentlich kannst du als Ersteller und der Prozesseigner als Freigeber unterschreiben und gut ist ohne Chef.
Aber irgendwann muss er ran, mein QMB hat die Dokumentenlenkung, Auditmanagement, Management Review, Lenkung fehlerhafter Teile etc. unterschrieben.

Gruß

TamTom

OK Andrea,
grundsätzlich geben Prozessverantwortliche solche Dokumente frei. Aber eben das sollte von der GL durch Anweisung gedeckt sein.

Diese Aussage treffe ich aus dem Grund: Es könnte Deine Stelle kosten, wenn Du Dir erlaubtest, ohne Erlaubnis vom Eigentümer, Dokumente zu Abläufen im Betrieb ohne schriftlichen Auftrag zu veröffentlichen.

Was ich sagen will: Nimm Dir Deinen Chef mal in einer ruhigen Minute vor die Augen und lass Dir eine allgemeine Erlaubnis, so eine Art Handlungsvollmacht, erteilen und alles ist gut. Inzwischen halt die Beine still und schreib das Deinem Chef.

Mach Dir keine Sorgen um die Aufgaben von Deinem Chef, er ist für die Stimmung im Betrieb Hauptverantwortlicher.

Grüßle
Peter

Vielen Dank für eure Antworten. Ihr habt mir sehr geholfen.
Ich werde eure Tipps annehmen, und für die hoffentlich bald stattfindende Besprechung mal was vorbereiten.

Viele Grüße vom Bodensee,
Andrea