Liebe Freunde im Forum,

wie haben eine Verfahrensanweisung erstellt in der erwähnt wird, dass die internen Dokumente 3 Jahre aufbewahrt und archiviert werden. Wir haben bei einem Kundenaudit vor kurzem eine grosse Abweichung erhalten, weil die Dokumente länger aufbewahrt sind als die VA besagt. Wir sind damit net einverstanden. Die Entscheidung die Dokumente nicht zu vernichten war eine Entscheidung der Gechäftsführung .

Hat der Auditor Recht dabei?

Bitte um Hilfe

Danke
QM-Abteilung
Bellamy

QM-Abteilung schrieb:


Hallo Bellamy,
hmmmm ich persönlich würde Dir keine Hauptabweichung geben wollen, einen Hinweis allerdings schon.

Kann es eventuell sein, dass die Dokumente nicht wirklich gelenkt sind, sondern einfach so rumliegen?

Kann es weiters sein, dass die Dokumente anders als in den Kundenforderungen oder der Spezifikation im KBA behandelt werden? (Unter der Voraussetzung, dass es sich hier um die TS3 handelt.) Damit meine ich, dass in eurer VA etwas anderes steht, als in den Kundenforderungen? Dann wäre es unter Umständen, scharf betrachtet, eine Hauptabweichung, weil ihr nicht nach den Spezifikationen arbeitet, sondern tut was ihr wollt.

Einen rechten Reim auf die Sache kann ich mir allerdings erst dann machen, wenn die gesamten Rahmenbedingungen bekannt sind.
Evtl. PM?

Grüßle
Peter

Hallo

Sehr schade um dieses Audit...weil einfach für die Katz mit so schwachsinnigen Auditoren...

wobei ich vermute: Klassischer Fall von Ahnungslosigkeit....

Aber das hilft Ihnen jetzt wohl auch nicht weiter...

Versuchen Sie mit Profis bei diesem Kunden Kontakt aufzunehmen....

eigentlich müssten diese die Ahnungslosen zurechtweisen !


MFG E.Pauer

PS: Sorry für die harschen Worte,- aber das musste raus....

Hallo,

kann mich Erich nur anschließen, solche Kundenaudits sind natürlich für die Katz.

Sie haben aber die Möglichkeit hier offiziell beim Kunden Einspruch einzulegen.

In den gesetzlichen und Kunden Spezifischen Anforderungen steht immer nur über "die mindest Aufbewahrungsfrist" gesprochen, = wenn länger dann besser.

Ich würde gegenüber dem Kunden schon meine "kleine Verstimmung" mitteilen, zeugt auch davon, das ihr euer Geschäft kennt. ( Wenn ihr allerdings gerade andere "Waldbrände" bei diesem Kunden habt würde ich die VA-Anweisungen auf "mindest" Archivierungszeit ändern und die Abweichung ist geschlossen).

Gruß
Wolfgang

Na dann "Prost Mahlzeit" bei solchem "Pseudo-Audit"...

Wolfgang und Erich haben das schon auf den Punkt gebracht!

Ausserdem fällt mir grad noch mehr dazu auf ...lest mal die verschiedenen threads quer, macht "einen Schritt zurück und schaut auf ganze Bild"...

Irgendwie passen die verschiedenen Pressemeldungen (z.B. Toyota etc., andere Unternehmen waren in den letzten 10 Jahren auch fett in der Presse) und Beiträge im Forum ganz gut zusammen und ergeben ein leider passendes Bild...

In "Deppenaudits" werden "überschrittene Aufbewahrungsfristen" bemängelt und ein paar Beiträge vorher wird skizziert wie ein halbwegs Fachfremder ohne Erfahrung als QM/QB/wasauchimmer durchgeht (oder oftmals glücklicherweise auch nicht) ...und ein japanischer Manager versucht im TV, sein Systemversagen mit nicht durchgeführter Mitarbeiterschulung zu entschuldigen. Zum Brüllen komisch das ganze Theater...

Langsam wird's echt lustig, wir sollten mal einen guten Comiczeichner finden der das (was manchmal hier aus dem Leben berichtet wird) in Bilder fasst, das wär DER Renner!

Viele Grüße
Andreas

P.S.: WIr hatten auch mal einen "Auditor", für den kam der Begriff Sperrlagen von "absperren" ... (Gitter/Knast/etc.)

Hallo,

wie WolfgangA es schon gesagt hat, würde ich die VA dahingehend ändern, dass die Aufbewahrungsflicht nicht mit
"3 Jahren" eingerahmt wird sondern "mindestens" 3 Jahre Aufbewahrungspflicht definiert sind.....

Dies allein sollte jedoch keine Hauptabweichung sein!

Gruss Horber

Werte Kollegen,
Warum ärgert Ihr euch so ?
Der Auditor hat einfach gemeint, Dokumente sind wie Joghurt, mit einem bestimmten Verfallsdatum und je länger desto schlimmer ....
ein schönes Wochenende allerseits...
hb

Formal hat der Auditor selbstverständlich Recht: Es gibt eine VA, diese wurde nicht befolgt -> Abweichung.

Grundsätzlich ist zum Thema Archivierung zu sagen, dass man das mit sehr großer Sorgfalt angehen sollte. Zum einen hilft die korrekte Dokumentation und die dazu gehörende Archivierung beim Thema Produzentenhaftung, zum anderen ist die Aufbewahrung von "falsch angelegter" Dokumentation höchst gefährlich beim gleichen Thema.
Für alle Themen rund um Sicherheit haben wir in unserer Firma ein ausgeklügeltes System des Nachweises und der Archivierung. Ich empfehle dringend, sich so etwas zu überlegen.

Man muss jetzt den einzelfall kennen, für den der Auditor so empfindlich reagiert hat. Vielleicht hatte er einen Grund, seine Firma (also den Kunden) zu schützen, indem bestimmte Dokumente vernichtet werden?

Hallo,

wenn aber in der VA stehen würde mind. 3 Jahre wäre dies ja kein Problem.

Und wie auch schon erwähnt, dafür eine Abweichung schreiben halte ich für ein absoluten Quatsch. Wenn überhaupt nur eine Bemerkung bzw. Verbesserungspotetial. Wenn der Auditor aber sonst nichts gefunden hat....... .

Ich bin selber Auditor und würde für soetwas nie eine Abweichung schreiben, man solte mit der Kirche schön im Dorf bleiben, kein Wunder das Auditoren häufig als Korintenkaxxxxx, bezeichnet werden und anschl. nicht mehr ernst genommen werden.


Gruß
Wolfgang

kstanger schrieb:


Hallo KStanger,
das könnte auch eine Zyniker schreiben.

Hab ich als Auditor nicht die Möglichkeit bei positiven Abweichungen zwischen Nebenabweichung, Hauptabweichung zu unterscheiden? Wenn mir jemand für ein solches "Vergehen" eine Hauptabweichung reindrückt, würde ich mich auf jeden Fall wehren und ich würde so lange Theater machen, bis die Hauptabweichung zurückgenommen ist. Bei allem Respeckt, aber so was ist keine Hauptabweichung. (Hier füge ich noch nicht einmal ein meiner Meinung nach an.)

Ihr zweiter Satz, könnte eventuell auf Fertigungsformeln zielen, die nach der Abarbeitung vernichtet werden müssen. Selbst in einem solchen Fall, würde ich als Unternehmer entscheiden, dass aus Gründen der Nachverfolgbarkeit, die Dokumente so lange aufbewahrt werden bis sich eine Produkthaftung nicht mehr ergeben kann. Dafür würde ich allerdings eine Arbeitsanweisung schreiben und nichts dem Zufall überlassen. Aus dieser Überlegung heraus würde ich den Hinweis starten, meinetwegen eine Nebenabweichung.

Wenn mein Auftraggeber mir einen Auditor schickt hat das doch Ursachen, denk ich mal. Ich glaube bestimmt, dass hier der Hase wo ganz anders vergraben liegt. Entweder kommt der Einkäufer mit den Preisen nicht klar oder man hat Mist geliefert oder tausend andere Gründe.

Grüßle
Peter