Ein freundliches Hallo allen QMlern,

ich arbeite als QMB in einem mittelständischen Stückgutspeditionsunternehmen mit einem allgemein geringen "Motivationsniveau". Nun habe ich das Problem, dass trotz Erstellung eines Intranets und der Bereitstellung aktualisierter standardisierter Formulare darin, feststellen muss, dass dieses bei vielen Personen keinen Effekt zeigt. Ich habe zwar bereits per Rundschreiben darauf hingewiesen, dass alle alten Formulare gelöscht werden sollen und nur noch die aktualisierten genutzt werden sollen, dieses wird allerdings bisher von diversen Leuten ignoriert. Kann mir jemand Tipps verraten, wie man hier schlauen vorgehen kann. Gibt es evtl. Tools, die einem hier helfen können? Vielen Dank im Voraus.

Hallo,

am Besten alle alten Formulare einsammeln und vernichten, Daten auf dem Server löschen. Und JEDES altes Benutztes Formular zum ersteller zurückl mit dem Hinweis das neue aktuelle zu nutzen.

Das ist sicherliche ein undankbare Aufgabe. Denn in diesem Fall müssen erwachsene Menschen erzogen werden. Das geht nur mit immer wiederkehrenden Überprüfiungen und viel Geduld.

Beste Grüße
Thorsten

Hallo,
um die Wichtigkeit hervorzuheben kannst Du evtl. auch noch die Unterschrift vom Chef mit auf das Schreiben bringen und darauf hinweisen das alte Formulare nicht mehr akzeptiert werden.
Gruß
Wolfgang

Ja, ich denke ich werde einen Rundlauf durch alle Abteilungen ankündigen und bei diesem Rundlauf die Abteilungsordner nach Material durchforsten. Dann kann ich gleich klären ob die Formulare evtl. in aktualisierter Form noch benutzt werden sollen oder nicht. Ansonsten können dann gleich alle Formulare auf dem Server gelöscht werden.

Hallo Kiffinho,
gerade als QMB ist man leider ständig mit dem Phänomen konfrontiert, dass Neues den Überlebenswillen des Alten zunächst unglaublich steigert.
Zudem sind Formulare in unserem Leben besonders wegen ihrer einschränkenden Wirkung auf unsere Kreativität grundsätzlich unbeliebt. In der Vergangenheit hat die zunehmende Frequenz der Änderungswellen auch zu einer sinkenden Umsetzungsbereitschaft bei den Mitarbeitern geführt. Nach dem Motto „lass es liegen, es kommt eh bald ne weitere Änderung“.
Nichts desto Trotz gibt es nur wenige Lösungen für dein Problem.
Im autoritär geführten Unternehmen gilt nur die Lösung: „Chef will, also tue es endlich.“ Dann muss der QMB Polizei und Staatsanwalt spielen damit die Übeltäter vor den Chef gezerrt werden. Dies ist abhängig von der persönlichen Veranlagung u. U. keine schöne Aufgabe.
Die zweite Lösung wäre die etwas zeitintensivere diplomatische Variante:
Kläre den Grund für die Ablehnung der neuen Formulare.
Haben sie eventuell eine Schwäche im Vergleich zu den alten Formularen?
Wurden die Neuen bezüglich ihrer unternehmerischen Vorteile – die sie hoffentlich haben – richtig kommuniziert und verstanden?
Oder liegt tatsächlich ein persönliches Umsetzungsproblem vor?

Auf jeden Fall gibt es garantiert kein DV-Tool gegen diese Umsetzungsprobleme.

Mit freundlichen Grüßen
Helmut

Tachchen zusammen,

das ist alles schön und richtig, aber letzlich graue Theorie.

Sofern die entsprechenden Abteilungsleiter nicht in die Pflicht genommen werden können, die Verwendung der geforderten Standarddokumente bei den unterstellten Mitarbeitern zu schulen und zu überwachen, helfen letztendlich nur noch disziplinarische Mittel.

Allein die Androhung solcher Mittel sollte die MA gerade in heutigen Zeiten motivieren, die gestellte Aufgabe zu erfüllen.

Tools gibt es hierfür meines Wissens keine, welche die Mitarbeiter automatisch verpflichten, nur noch aktuelle Standards einzuhalten und keine eigenen erstellen in Umlauf zu bringen.

Eine kleine zusätzliche Möglichkeit ist die Sperrung von Funktionen zum Datei ändern / spei chern durch die IT. Das ist allerdings sehr zeitaufwendig und behindert die Mitarbeiter ggf. in der Ausübung Ihrer Tätigkeiten.

Hoffe geholfen zu haben

Freundliche Grüße
Rainer Zipperer

Hallo,

wir hatten gerade genauso einen Fall, ein altes Formular wird angepasst, da achtet doch keiner darauf ein neues zu verwenden. In dem Fall ist das nicht mal unbedingt böser Wille, und diziplinarische Maßnahmen wären das falsche Signal.

Ich werde jetzt hingehen und selber die Dateien aktualisieren und den Personen zur Unterschrift vorlegen, zeitaufwendig, aber dann ist es getan.

Die Frage ist was in den Formulaten drin steht und wo sie veröffentlicht werden, dann hilft die sture Retourkutsche, "Keine Fraigabe, bitte verwenden sie das aktuelle Formular" ja vielleicht doch.

Ansonsten kann ich mich nur anschliessen, mit der It Abteilung eben auch die perönlichen Ordner einiger Sorgenkinder aufräumen.

Gruß

TamTom

Hallo Tamara,

da bin ich völlig bei Dir. Die disziplinarischen Massnahmen habe ich nur deshalb angesprochen, da der Autor sein Unternehmen mit einem allgemein geringen "Motivationsniveau" der Mitarbeiter definiert. In diesem Fall sind die MA vermutlich renitent gegenüber Veränderungen jeglicher Art. Sollten alle motivatorischen Künste des QMB versagen, hilft meist nur noch ein "Schuss vor den Bug" - zumindest mit einer Androhung disziplinarischer Massnahmen bei Nichteinhaltung.

Allen Mitarbeitern sollte klar gemacht werden, dass diese Unternehmung - bitte entschuldige die Worte - kein Kasperltheater ist und jede Abweichung der internen Vorgaben letzlich auch Geld kostet ( Redundanzen, etc. )

Freundliche Grüße
Rainer Zipperer

Hallo,

ich denke hier ist besonders der Wille / die Bereitschaft des Unternehmens auf Veränderungen zu reagieren (people´s mindset) zu bewerten und entsprechend zu reagieren. Der erste Schritt für mich ist aber immer der Dialog mit den Mitarbeitern/Kollegen.

Ansonsten stimme ich Rainer zu, auch wenn es sehr drastisch ausgedrückt ist, aber der Inhalt und die Message stimmt.

Beste Grüße
Thorsten