Hallo Forum,

im letzten externen und internen Audit viel auf, dass wir Leerlauf
in der Klärung der Schnittstellen haben. > DINN ISO 9001:2000

Ø Bedeutung ist nicht so richtig geklärt
Ø Regelungen sind nicht sauber definiert
Ø Schnittstellen sind auch nicht z.B: in der Prozesslandschaft definiert
Ø Wo sollten Schnittstellen mindestens vorhanden sein. z.B: bei den Kernprozessen ?
Ø Wir sind uns nicht im Klaren ob mit Schnittstellen Prozesse/ Handlungen oder Dokumente gemeint sind.
Ø Dann lese ich auch von Schnittstellenaudits: Vorher noch nie gehört geschweige gemacht.

Gerne Aufklärung und Hilfestellung

Gruß Qualit

Servus!

Qualit schrieb:

'Leerlauf'?! Steht das so im Auditbericht? Da tue ich mich auch etwas schwer was Konkretes drunter vorzustellen.
Aber naja vielleicht kann ja der Auditor - bei Nachfrage - mehr dazu sagen. Würde mich brennend interessieren.

Dann versuche ich mich mal an der Beantwortung ...

... und schon wird es schwierig. Bedeutung von was, den Schnittstellen?


Ok, da sollten vielleicht mehr Details in die Beschreibungen der Schnittstellen (Zuständigkeiten, Dokumente, Aufzeichnungen, etc.) einfliessen.


Liesst sich so, als ob der Auditor den Eindruck bekommen hat, das es etwas zu 'flexibel' bei den Schnittstellen gelebt wird. KollegIn A macht es so, KollegIn B bischen anders und KollegIn C hat noch ein wenig 'Eigenheiten'/'Altlasten' in der Übergabe/Abschluss von Arbeiten.
Ist aber von mir mehr eine Vermutung als Gewissheit. Am Besten auch hier nachfragen.


Überall da, wo Informationen, Ergebnisse, Dokumente, Aufzeichnungen, etc. in einen anderen Zuständigkeitsbereich über gehen (EVA-Prinzip). Beispiel: Kunde-Vertrieb, Vertrieb-Entwicklung, Entwicklung-AV, AV-Logistik-Produktion, usw.
Hängt natürlich von der genauen Struktur der Firma und den Prozessen ab.


Wir machen Audits mit div. Schwerpunkten. U.A. ISO9001, Produkt, Prozess und auch Schnittstellen.
Hört sich manchmal etwas hochtrabend an, aber beim Schwerpunkt Schnittstelle betrachten wir uns eine Einzige aber das relativ detailliert. Ist oft Vorbereitung zur Revision von einer VA.

Interessant ist dabei (nicht vollständig):
- Formblätter
- Mitgeltende Unterlagen
- Aufzeichungen
- 'Schmierzettel' od. bes. Hilfsdokumente (ungelenkte Dokumente)
- Wer nutzt welche Infos aus dem Input (EVA)

Hoffe es hat etwas geholfen.

vG OCP

Hallo OCP
danke für Deine Kommentierung und Ratschläge/ Hinweise.
Deine ergänzenden Fragen möchte ich nicht unbeantwortet lassen

im letzten externen und internen Audit viel auf, dass wir Leerlauf
in der Klärung der Schnittstellen haben. > DINN ISO 9001:2000

'Leerlauf'?! Steht das so im Auditbericht? Da tue ich mich auch etwas schwer was Konkretes drunter vorzustellen.
Aber naja vielleicht kann ja der Auditor - bei Nachfrage - mehr dazu sagen. Würde mich brennend interessieren

>> NEIN---" Leerlauf" das steht nicht im Auditbericht. Der Bericht sagt nichts NEGATIVES aus:
Die Auditfrage lautete nur" Sind Schnittstellen definiert. " JA " war die übereinstimmende Aussagen der Owner.
Hinterfragungen oder Belege waren nicht gefordert.
Ich kenne nur die Lücke und kann Sie nicht schließen, weil ich selbst unsicher bin.und noch nicht sauber definiert
habe<<


Ø Bedeutung ist nicht so richtig geklärt

... und schon wird es schwierig. Bedeutung von was, den Schnittstellen?

>> JA, von den aus meiner Sicht nicht sauber definierten Schnittstellen. <<



Ø Schnittstellen sind auch nicht z.B: in der Prozesslandschaft definiert

Liesst sich so, als ob der Auditor den Eindruck bekommen hat, das es etwas zu 'flexibel' bei den Schnittstellen gelebt wird. KollegIn A macht es so, KollegIn B bischen anders und KollegIn C hat noch ein wenig 'Eigenheiten'/'Altlasten' in der Übergabe/Abschluss von Arbeiten.
Ist aber von mir mehr eine Vermutung als Gewissheit. Am Besten auch hier nachfragen

>> Der Auditor hat nicht " Kalt noch warm " gesagt.( auch keine Abweichung definiert )
In der Tat sehe ich Doppelarbeit. Einmal fiel mir auf das Mehrfachkopien von einem Rekla. Vorgang von mehreren
Bereichen angefertigt wurden als Weiterleitungskopie. Der Servicebereich hatte dann 3x die gleiche Kopie.
Die Schnittstelle war ----Logistik--- Service; bei Rekla. leitet die Logistik eine Kopie der Fehlermeldung auf dem LS an den
Service weiter.( Schnittstelle )<<<


Ø Wo sollten Schnittstellen mindestens vorhanden sein. z.B: bei den Kernprozessen ?
Ø Wir sind uns nicht im Klaren ob mit Schnittstellen Prozesse/ Handlungen oder Dokumente gemeint sind.

Überall da, wo Informationen, Ergebnisse, Dokumente, Aufzeichnungen, etc. in einen anderen Zuständigkeitsbereich über gehen (EVA-Prinzip). Beispiel: Kunde-Vertrieb, Vertrieb-Entwicklung, Entwicklung-AV, AV-Logistik-Produktion, usw.
Hängt natürlich von der genauen Struktur der Firma und den Prozessen ab

>> siehe mein Beispiel <<


Ø Dann lese ich auch von Schnittstellenaudits: Vorher noch nie gehört geschweige gemacht.
....

Wir machen Audits mit div. Schwerpunkten. U.A. ISO9001, Produkt, Prozess und auch Schnittstellen.
Hört sich manchmal etwas hochtrabend an, aber beim Schwerpunkt Schnittstelle betrachten wir uns eine Einzige aber das relativ detailliert. Ist oft Vorbereitung zur Revision von einer VA.

Interessant ist dabei (nicht vollständig):
- Formblätter
- Mitgeltende Unterlagen
- Aufzeichungen
- 'Schmierzettel' od. bes. Hilfsdokumente (ungelenkte Dokumente)
- Wer nutzt welche Infos aus dem Input (EVA)

>>wenn Sie fast Schnittstellenaudits machen, dann sollte auch eine Übersicht vorhanden sein, wo die Schnittstellen liegen.
Nur in der PB reicht der Übersicht wegen m. e doch nicht aus.
Hinweis in der PB habe ich auch gemacht.Aber nur der Hinweis in der PB Vertrieb--- Schnittstelle : Service ist m.e doch
etwas dürftig. ODER ? Auch halte ich persönlich ungelenkte Dokumente oder Formblätter nicht als Schnittstellendokument
für ausreichend. Wie oben bereits erwähnt, ich würde das gerne z.B in der Prozesslandschaft darstellen. Oder ist das nicht
allgemeine Praxis ?

Ich hoffe doch ,dass die Vielzahl der Praktiker aus seiner bewährten Praxis / Erfahrung noch berichtet.

Gruß Qualit

Qualit schrieb:

Lieber Qualit,
bereits mit der Einführung des Qualitätsmanagementsystems werden Prozesse und Schnittstellen optimiert und dokumentiert. Die DIN EN ISO 9001:2008 fördert mit dem Modell der Prozessorientierung das lenken und leiten der verknüpften Tätigkeiten. Es geht dabei um das Erkennen von Wechselbeziehungen, auch prozessorientierter Ansatz genannt. Das dem Kunden hier eine besondere Bedeutung zukommt, zeigt das bekannte Modell eines prozessorientierten Qualitätsmanagementsystems - ISO 9001:2008, S.8. Du kannst auf alle Prozesse die Methode des PDCA-Zyklus anwenden.

Tip aus der Praxis: Eine Wechselbeziehungsmatrix macht n' schlanken Fuß
Beste Grüße
Rudi